ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ В КАДРОВОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Деятельность любого работодателя связана с подбором персонала, а также с накоплением, обработкой, хранением и использованием значительных объемов сведений о работниках. Как следствие этого в работе отдела кадров формируется комплекс, так называемых, персональных данных работников, который входит в круг информации, подлежащей защите от несанкционированного доступа. Об этом мы и поговорим в нашей статье.

Статьей 23 Конституции Российской Федерации гарантируется личная тайна, семейная тайна, неприкосновенность частной жизни, защита чести и доброго имени гражданина.
Разглашение этой тайны, то есть, несанкционированное, бесконтрольное распространение персональных данных во времени и пространстве, может нанести значительный ущерб субъекту персональных данных.
В Трудовом кодексе Российской Федерации (далее — ТК РФ) закреплены основные требования к обработке персональных данных работника и гарантии их защиты. Так, глава 14 ТК РФ носит название «Защита персональных данных работника» и закрепляет статьи 86 — 90 включительно.
Напоминаем, что ранее в эту главу входила также и статья 85, которая закрепляла понятие персональных данных и понятие обработки персональных данных. Эта норма утратила силу, на что указывает Федеральный закон от 07.05.2013 г. N 99-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О ратификации Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных» и Федерального закона «О персональных данных».
Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) персональные данные определяются как любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Персональные данные идентифицируют личность каждого человека. Субъектами (собственниками) персональных данных являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории Российской Федерации, к личности которых относятся соответствующие персональные данные.
Операторами персональных данных, организующими и (или) осуществляющими обработку персональных данных, а также определяющими цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными, могут быть государственные органы, муниципальные органы, юридические или физические лица.

Закон по кадровому делопроизводству

НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫЕ АКТЫ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ РАБОТУ ОТДЕЛА КАДРОВ

Работа кадровой службы в организации обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение определены законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы. Кроме того, в каждой организации разрабатываются локальные нормативные акты. Более подробно о нормативно-правовых актах, регулирующих работу отдела кадров, читайте в представленном материале.

Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками.
Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы организации совместно с сотрудниками юридического отдела. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и так далее, поэтому кадровая служба в организации должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права.
В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (далее — ТК РФ).

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

10 марта, 2015

Нормативные документы по делопроизводству. Часть 1

Делопроизводителю в своей работе часто приходится уточнять и искать нормы по делопроизводству , на которые можно сослаться. Они помогают убедить людей в нашей правоте, на их основании мы можем внедрить, разработать новые документы. Где найти полный перечень нормативных документов по делопроизводству ? Какими документами следует пользоваться? Чем делопроизводители руководствуются на практике?

На эти вопросы ответим в нашей статье.

Кем регулируется сфера делопроизводства в нашей стране?

Делопроизводство регулируется Федеральным архивным агентством. Оно контролирует организацию документов в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти, оказывает методическое сопровождение сферы делопроизводства, обеспечивает развитие системы делопроизводства в целом.

Деятельность по унификации и стандартизации документов, разработке общероссийских классификаторов координирует Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Госстандарт) .

Научно-исследовательскую работу в сфере архивного дела и документоведения, а также разработку методических рекомендаций осуществляет Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Организацию делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти обеспечивает Правительство и сами федеральные органы исполнительной власти. Они разрабатывают необходимые для своего ведомства нормативно-правовые акты, которые берут за основу работы остальные организации.

Законопроект о кадровом учете: последние новости

С чего все начиналось

Законопроект под рабочим названием «О документировании отношений в сфере труда», который некоторым известен, как законопроект о кадровом учете, начали разрабатывать в 2009 году. Его написанием занималась рабочая группа при Комитете Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов, в которую вошли эксперты в области трудового права.

Концепция и примерная структура проекта федерального закона появилась в сети довольно быстро. Еще сырой документ предлагался на обсуждение кадровикам: каждый мог высказать свою позицию, оставить свое предложение, порекомендовать поправку или конкретную формулировку.

О чем документ

Как объяснял один из членов рабочей группы, в 2009 году заместитель руководителя аппарата думского Комитета по труду Александр Леонов , идея написать проект возникла после многочисленных жалоб кадровиков о том, что закон о бухучете для бухгалтеров имеется, а о кадровом учете для них – отсутствует. В инициативном порядке и появилась идея написать такой закон.

Главная цель документа – урегулировать основные вопросы ведения учета кадров, а также создания, ведения, систематизации, хранения кадровой документации, в том числе с учетом обеспечения сохранности и ограничения доступа к персональным данным работников. Иными словами, предлагалось, чтобы один единый закон стал своеобразным кодексом для кадровиков.

Разработчики предлагали следующие главы:

Общие положения (цели и задачи, сфера действия, основные понятия, документирование отношений, принципы деятельности)

Организация кадровой работы (служба кадров, ее структура, права и обязанности)

Учет кадров (объекты и задачи учета кадров, требования к ведению учета кадров, организация учета кадров у различных работодателей)

Документирование отношений в сфере труда (виды, содержание, реквизиты и удостоверение первичных учетных документов, обязательность применения унифицированных форм, особенности документирования трудовых отношений с отдельными категориями работников, порядок использования печатей и штампов работодателя, ЛНА, трудовые книжки, должностные инструкции)

Кадровое делопроизводство (нормативно-правовая база, обязательность регистрации кадровых документов, регистрационные формы (журналы и книги), ведение контроля исполнения кадровых документов, хранение и передача документов в архив, порядок рассмотрения письменных и устных обращений сотрудников)

Архив работодателя и передача документов на хранение в государственный или муниципальный архив при ликвидации или прекращении деятельности работодателя

Ответственность за нарушение законодательства

Те, кто читал проект, разошлись во мнениях. Одни говорили, что в таком варианте закон во многом дублирует Трудовой кодекс РФ, поэтому он не нужен. Другие полагали, что идея собрать воедино все правила оформления кадровой документации весьма полезна и удобна, но не поддерживали инициативу создать отдельные кадровые службы на небольших предприятиях или у ИП.

Вы можете самостоятельно ознакомиться с предварительным текстом документа и посмотреть, что именно предлагалось.

Концепция и примерная структура проекта федерального закона «О документировании отношений в сфере труда»

Кадровики вне закона

Несмотря на то, что многие компании продолжают проводить семинары на тему нового законопроекта, Клубу ТК удалось выяснить, что его разработка не просто заморожена, но вовсе снята с повестки Госдумы. Как уточнила управляющий партнер юридической фирмы «Касенов и партнеры» Екатерина Касенова , дальше концепции проекта ФЗ авторы так и не продвинулись. Из списка готовящихся законопроектов Госдумы этот документ тоже исчез. Более того, при думском Комитете по труду, социальной политике и делам ветеранов официально уже не значится рабочая группа, которая создавалась для разработки закона о кадровом учете. Скорее всего, ее расформировали, и уже никакая работа не ведется.

Почему именно перестали разрабатывать документ, официального ответа наша редакция не получила. Возможно, чиновники решили, что он уже не актуален. Так или иначе, до 2021 года, когда будет избираться новый состав Госдумы, кадровики могут не беспокоиться — нового закона о кадровом учете у них не будет.

Кадровое делопроизводство 2018

Статьи по теме

Поправки к Трудовому кодексу, принятые в минувшем году затронули многие кадровые документы, которые должны быть в организации в 2018 г. Они касаются изменения условий приема на работу, оплаты труда, определения уровня квалификации соискателей ряда должностей, предоставления некоторых социальных гарантий.

Ряд нововведений облегчает и упрощает ведение кадровых документов в 2018 г., что должно положительно сказаться на состоянии малого бизнеса. Рассмотрим, к чем следует подготовиться сотрудникам кадровых служб.

Ведение кадрового делопроизводства в 2018 г.

Кадровое делопроизводство - это комплекс мер, которые включают в себя разработку и ведение документов, относящихся к персоналу. Большая часть требований к кадровым документам в 2018 году осталась неизменной. Ведение кадрового учета обязательно абсолютно для всех работодателей, хотя у некоторых из них появилась возможность делать это в несколько усеченном виде.

По прежнему продолжает действовать введенный еще в 2016 г. запрет на заемный труд. Это значит, что со всеми работниками, выполняющими трудовую функцию на территории работодателя в обязательном порядке должен быть заключен трудовой договор. Исключением может быть только аутсорсинг ряда непрофильных функций, на проведение которого заключается договор гражданско-правового характера.

Что касается непосредственно кадрового делопроизводства, все документы, которые необходимо вести в отношении персонала, оформляются в соответствии с требованиями Трудового кодекса, ряда подзаконных актов и ведомственных инструкций. Ответственный (или ответственные) за выполнение такой работы назначается приказом по организации.

Кадровое делопроизводство в 2018 г.: основные документы

Для того, чтобы понять, какие документы по кадровому делопроизводству должны быть в организации, проанализируем трудовое законодательство и представим получившийся результат в виде таблицы. Для большинства из них существуют унифицированные формы, разработанные и утвержденные Госкомстатом. Их применение не является обязательным, но существенно облегает работу сотрудников кадровых служб.

Кадровое делопроизводство-2018: основные документы

Документ

Нормативная база

Правила внутреннего трудового распорядка

Положение о защите персональных данных

Положения о оплате труду и поощрении сотрудников

Инструкции по охране труда и журналы проведения инструктажа

Раздел 10 ТК РФ

ст. 123 ТК РФ, Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.

ст. ст. 16, 56, 67 ТК РФ

Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.

Унифицированные формы утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей

Постановление Минтруда № 69 от 2003 г.

Табель учета времени

Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.

Перечень должностей для которых установлен ненормированный день

График смен для предприятий с непрерывным производством

Договоры о полной мат. ответственности

Положение о коммерческой и иной тайне

Соответствующие Федеральные законы

Положение об аттестации (если они проводятся)

Журналы регистрации приказов, справок и т. д.

Изменения в кадровом делопроизводстве в 2018 г.

Российское трудовое законодательство - динамичная и постоянно совершенствующаяся система. Ряд норм этого документа, вступивших в силу в 2018 г. касаются и обязательных документов для кадрового делопроизводства. Рассмотрим, что именно предстоит изменить в работе кадровой службы.

1. Увеличение значения МРОТ. С 1 июля он будет равен 7800 р., что на 4% выше предыдущего значения. Для работодателей это будет означать пересмотр условий оплаты труда и включение в трудовые договоры, заключаемые с вновь нанятыми работниками, положений, учитывающих это изменение. Напомним, что платить менее МРОТ за работу полный день, смену или неделю работодатель права не имеет.
2. Упрощение кадрового учета для малого бизнеса, подпадающего под критерии микропредприятий. Ниже на примере ИП мы подробно рассмотрим это новшество и назовем необходимые кадровые документы образцы и бланки 2018 г.
3. Независимая оценка квалификации. Федеральный закон, регулирующий ее проведение принят в июле 2016 г и вступил в силу с 01.01.2017 г. Соискатели проходят ее либо за счет собственных средств, либо по направлению работодателя. Оценка производится в виде экзамена по итогам которого выдается свидетельство. Отрицательные результат отражается в заключении с рекомендациями по улучшению знаний. Инициатива о прохождении независимой оценки может поступить и от работодателя. Но для направления работника на экзамен требуется его письменное согласие. Во время экзамена за сотрудником сохраняется его должность и зарплата, а также возмещаются командировочные расходы.
4. Ужесточены сроки выплаты зарплаты. Если ранее работодатели сами могли устанавливать их, то теперь в ст. 136 ТК устанавливаются предельные сроки - не позднее 15 числа месяца, следующего за отработанным.

1. Увеличился размер ответственности работодателя за задержку полагающихся работникам выплат. Компенсация, которая полагается работникам за каждый день пропуска перечисления или выдачи зарплаты, отпускных или других средств увеличилась вдвое и составила уже 1/150 от ставки рефинансирования ЦБ РФ. Начисление такого штрафа начинается со следующего за установленным законом или внутренним актом дня выплаты и продолжается до фактического дня ра
2. Трудовые книжки разрешили не заверять круглой печатью. Соответствующее изменение в инструкцию по их заполнению внесены Приказом Минтруда 31.10.2016 г. Для заверения сделанных записей о приеме, переводе и т. д. достаточно использовать печать службы кадров, если она имеется.
3. Дополнен перечень основания для внепланового визита представителей трудинспекции. Теперь для проведения проверки соблюдения работодателем норм трудового законодательства инспекторам ГИТ достаточно информации о существующих задержках заработной платы и прочих выплат или установлении их размера ниже минимальной планки, предусмотренной законом. Помимо компенсации, причитающейся работникам, такой работодатель заплатит штраф, наложенный на него трудинспекцией.
4. В муниципальных и государственных организациях (учреждениях и предприятиях) зарплату директоров и главбухов «привязали» к заработку прочих сотрудников. Предельную «вилку» назначает Правительство РФ и субъектов или органы местного самоуправления.
5. В список документов, обязательных при заключении трудового договора включена еще одна справка - об отсутствии административных взысканий за употребление веществ, относящихся к наркотическим или психотропным. Обязательным такой документ является не для всех, а только в том случае, когда подобное требование к работнику установлено законом. Соответствующие дополнения включены в ст. 65 ТК РФ.
6. Снижена допустимая доля привлечения иностранных работников в некоторых отраслях. Так, в сфере перевозок пассажиров и грузов сухопутным транспортом она урезана до 30%. иностранные водители при этом обязаны иметь права российского образца. Запрет на использование водительских удостоверений иностранных государств для работников транспортной отрасли начнет действовать с 1.06.2017 г., так что у работодателей есть время подготовиться.

1. Изменились сроки исков по некоторым трудовым спорам. В частности теперь добиться справедливости при невыплате заработной платы или ее части, особенно при увольнении, можно не в течении трех месяцев, как это было ранее, а в течение года. Такая мера призвана оградить работников от произвола недобросовестных работодателей, которые пользовались сокращенным сроком давности по подобным искам.
2. Изменения в оформлении и оплате листков нетрудоспособности. Бумажные больничные листы заменит электронный документ. Это сократит время на оформление выплат по ним для кадровиков и бухгалтеров. Кроме того, подделать или потерять такой документ практически невозможно. Одновременно чиновники увеличивают стаж, необходимый для получения пособия по нетрудоспособности в полном размере. В 201 7г. его срок увеличится до 9 лет. Постепенно планируется довести его до 15 лет. Для тех, кто отработал 8-15 лет размер пособия будет равным 80%, а до 8 лет - 60% от заработка.

Инструкция по кадровому делопроизводству

Кадровые документы для ИП в 2018 г.

Для индивидуального предпринимателя ведение кадровой документации становится необходимым лишь в том случае, когда он выступает в качестве работодателя. Если же он получает доход лишь от собственной предпринимательской деятельности, то никакой документации, кроме бухгалтерской и налоговой нет необходимости.

Некоторые кадровые документы для ИП в 2018 г. больше не являются обязательными. Такое новшество предусмотрено Законом от 03.07.2016 г. № 348-ФЗ. Согласно его положениям, от необходимости вести кадровый учет освобождаются так называемые микропредприятия. В эту категорию могут входить как ИП, так и юридические лица. Критериями отнесения именно к микропредприятиям зако называет следующие признаки:

• численность сотрудников до 15 человек;
• общий годовой доход не выходит за пределы 120 млн. руб.;
• для ООО среди учредителей доля других юрлиц не превышает 49%.

Послабления для малого бизнеса не означают возможности не вести кадровую документацию вовсе. Речь идет только о ряде локальных актов, таких как ПВТР, положения о зарплате и премировании, графики отпусков и смен и т. п. Однако все условия, которые обычно включаются в такие документы должны быть прописаны в трудовых договорах, заключаемых с сотрудниками. Их наличие все так же обязательно.

По-прежнему требуются и такие документы, как:

• штатное расписание;
• кадровые приказы (о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и т. д.);
• табель учета отработанного времени;
• личные карточки;
• трудовые книжки.

Альбом форм документов отдела кадров (фрагмент )

Все компании, подпадающие под положения о микропредприятиях, основанные в 2018 г. и позднее, обязаны приказом закрепить отказ от использования кадрового делопроизводства, список документов которого можно не приводить. Те же ИП, что были зарегистрированы ранее, также могут упростить себе работу. Но в приказе придется также указать, что ранее принятые документы при этом теряют свою силу.

Для того, чтобы отказ от оформления кадровой документации в малом бизнесе не привел к массовому нарушению прав работников таких предприятий, Правительство рассчитывает разработать и утвердить типовой трудовой договор, где будет учтены все необходимые нюансы, касающиеся условий труда, его оплаты и социальных гарантий. Соответствующие поправки, касающиеся особенностей трудоустройства на микропредприятиях, появятся и в Трудовом кодексе в виде отдельной главы.

При разрастании штата или увеличении прибыли, то есть при переходе в категорию малого или среднего предприятия, послабления в части кадрового учета становятся недействительными. Предпринимателю дается четыре месяца на то, чтобы запустить кадровое делопроизводство в полном объеме практически с нуля.

Алименты берутся из "чистой" или "грязной" зарплаты? Скажите пожалуйста, 25℅ алиментов берется из "чистой" или "грязной" зарплаты? (т.е. 25% от начисленной целой зарплаты или уже после вычитания 13% налогов?) и если можно кратко […]

Отпуск по беременности и родам Согласно действующему законодательству РФ любая женщина вправе на предоставление отпуска по беременности и родам. В этот период ей выплачиваются пособия, полный перечень и размер которых устанавливается […]

Учет финансовых результатов на предприятии (3) Главная > Закон >Бухгалтерский учет и аудит Основные данные о работе Бухгалтерский финансовый учет Учет финансовых результатов 1 Теоритические основы учета финансовых […]

Материнский капитал в равных долях да,1/2 доли включена в наследство. все правильно. но можно ли ее свести к 1/4 (т.е. всем по 1/4) в суде, всем по 1/4 - это в сумме будет единица (вся квартира). если вам хочется кому-то подарить […]

Закон Новосибирской области от 14 февраля 2003 г. N 99-ОЗ "Об административных правонарушениях в Новосибирской области" Закон Новосибирской области от 14 февраля 2003 г. N 99-ОЗ "Об административных правонарушениях в Новосибирской […]

Пункт 16, проект федерального закона "О документировании информации и

документообороте". Доклад депутата Государственной Думы Анбяра Арифулловича

Кармеева, и он же выступит с содокладом от комитета.

КАРМЕЕВ А. А. Уважаемый Олег Викторович, уважаемые коллеги! Подготовка

данного проекта федерального закона шла в условиях формирования правового

государства и гражданского общества, широкомасштабной информатизации

государственного управления, когда остро встаёт вопрос о необходимости

упорядочения правовых норм в области документирования и документационного

обеспечения деятельности органов государственного управления и организаций. В

этой связи основной целью законопроекта является комплексное регулирование

отношений в сфере создания, обработки, обмена документированной информацией,

её хранения и поиска на стадиях активного влияния документа на все сферы

жизни общества, в процессе подготовки и перевода документов в стадию

накопления и использования знаний и опыта в форме государственного хранения

как национального достояния.

Предлагаемый законопроект определяет основные требования к документам,

системам документации и регулирует правоотношения в сфере

документообразования, документирования и документооборота. Все эти проблемы

сегодня актуальны, и предметом регулирования законопроекта являются

отношения, возникающие в сфере документирования информации, документооборота

и документационного обеспечения, управленческие документы, создающиеся и

используемые в деятельности органов государственной власти, местного

самоуправления и организаций независимо от их организационной формы и формы

собственности, документационные процессы, а также документируемые отношения

граждан с органами государственной власти, местного самоуправления и

организациями.

В связи с этим в ходе подготовки данного законопроекта мы с рабочей группой

пришли к выводу, что необходимо существенно доработать данный законопроект.

Он был рассмотрен в Комитете Государственной Думы по информационной политике,

отмечалась его актуальность и востребованность временем, однако и комитет

считает, что данный законопроект нуждается в дальнейшей доработке. Комитет по

информационной политике предлагает отклонить законопроект в первом чтении.

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВУЮЩИЙ. Уважаемые коллеги, есть ли к докладчику и содокладчику

вопросы? Нет.

Присаживайтесь, пожалуйста.

Есть ли желающие выступить? Нет. Мнение комитета вы слышали, оно

документировании информации и документообороте". Комитет против.

Кто без карточки?

Покажите результаты.

Воздержалось 0 чел.0,0%

Результат: не принято

Концепция проекта федерального закона

Основные положения концепции проекта федерального закона

«О документировании отношений в сфере труда»

Определять цели, задачи и принципы организации документирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в Российской Федерации;

Быть направлен на регулирование основных вопросов ведения учета кадров; создания, ведения, систематизации, хранения кадровой документации (включая обеспечение сохранности информации, требующей защиты, и ограничения доступа к ней в соответствии, в частности, с Федеральным законом от 01.01.2001 «Об информации, информационных технологиях и защите информации », Федеральным законом от 01.01.2001 «О персональных данных»);

Обеспечить возможность использования кадровой документации для построения эффективной системы управления персоналом и анализа тенденций движения кадров в организации (у индивидуального предпринимателя).

К предмету правового регулирования закона должны быть отнесены как собственно система кадрового учета, так и документирование основных этапов реализации индивидуального трудового правоотношения , возникающего между работником и работодателем на основании заключенного трудового договора , а также организация кадрового делопроизводства.

Действие закона предполагается распространить на всех работодателей, включая работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Закон должен регулировать порядок работы со всеми видами кадровых документов (учетных, организационных, распорядительных, информационно-справочных).

Целью закона должно являться обеспечение правильного, своевременного и достоверного учета кадров каждым работодателем, на которого распространяется действие данного закона, установление правил в сфере документирования трудовых отношений и ведения кадрового делопроизводства с учетом специфики различных видов работодателей (юридические лица, индивидуальные предприниматели, физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, малые предприятия и т. п.).

Законопроект должен содержать определение основных используемых в законе понятий, таких как кадровое делопроизводство, служба кадров, структура службы кадров, учет кадров, объект учета кадров, формы кадрового учета, объем документооборота кадровых документов, конфиденциальность кадровой документации, доступ к кадровой документации и т. п. При этом некоторые определения (например, термин «документы по личному составу») уже имеются в действующем законодательстве, что должно быть учтено при разработке формулировок основных понятий в тексте законопроекта с учетом специфики предмета его правового регулирования.

В законопроекте должны быть сформулированы основные принципы организации деятельности службы кадров, правового регулирования учета кадров, документирования трудовых отношений и кадрового делопроизводства, а именно:

1) организация кадрового делопроизводства и деятельности службы кадров в соответствии с действующим законодательством;

2) законность целей и способов учета кадров;

3) достоверность данных кадрового учета;

4) добросовестность ведения кадрового учета;

5) обеспечение сохранности учетных данных в пределах установленных сроков;

6) обеспечение защиты персональных данных работников;

7) обязательность документирования отношений в сфере труда;

8) обязательность регистрации кадровой документации;

9) обязательность систематизации и обеспечения сохранности кадровой документации.

В законопроекте должно быть указано, что законодательство в области кадрового обеспечения основывается на Конституции Российской Федерации и международных договорах Российской Федерации и состоит из данного Федерального закона и других регулирующих вопросы кадрового дела федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации.

В законопроекте должны быть определены организационные основы кадрового обеспечения и, прежде всего, установлены его организационные формы в зависимости от масштабов организации, численности работников и объемов работ в области работы с кадрами. Исходя из существующего на практике разнообразия подходов к организации служб кадров у различных работодателей, затруднительно дать исчерпывающий перечень возможных вариантов, но основными из них в настоящее время являются:

Создание самостоятельного структурного подразделения (службы кадров);

Введение в штат должности работника (основного или совместителя), осуществляющего кадровый учет и ведение кадрового делопроизводства;

Поручение ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства одному из работников в качестве совмещения профессий.

Законопроект должен включать перечень основных задач службы кадров; основные требования, предъявляемые к данной службе; перечень локальных нормативных актов работодателя, регулирующих деятельность этой службы (положение о службе кадров, должностные инструкции работников данного структурного подразделения и т. д.). Представляется целесообразным отдельно охарактеризовать правовой статус, должностные обязанности, права и ответственность руководителя службы кадров.

При рассмотрении форм организации кадрового обеспечения необходимо показать особенности ведения кадрового делопроизводства в организациях, имеющих обособленные структурные подразделения, а также в холдинговых структурах (в дочерних организациях).

При изложении вопросов кадрового учета в законопроекте следует определить, что его объектами являются как информация о работниках, так и основные процедуры, сопровождающие трудовые отношения: прием на работу, постоянный и временный перевод на другую работу, предоставление отпусков, командирование работников, поощрение, повышение квалификации и переподготовка кадров, аттестация работников, прекращение трудового договора и др.

В зависимости от объекта учета должны быть сформулированы задачи учета кадров:

Формирование полной и достоверной информации о составе и движении кадров;

Обеспечение работодателя необходимой информацией о кадрах;

Формирование многоаспектной поисковой информационно-справочной системы по всем направлениям работы с кадрами;

Обеспечение информационной базы для проведения аналитической работы в области кадрового дела и др.

В законопроект целесообразно включить порядок регулирования учета кадров Правительством Российской Федерации и Госкомстатом России и основные требования, предъявляемые к организации и ведению учета кадров.

Необходимо закрепить обязательность ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства каждым работодателем (в том числе и работодателями - физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями), а также обязательность применения утвержденных Госкомстатом России форм первичных учетных документов.

Следует определить основные правила работы с первичными учетными документами, в частности, применение их электронных версий, необходимость кодирования информации (или отказ от него), возможность частичного изменения форм в зависимости от потребностей работодателя, сроки заполнения и др. Требуют решения вопросы о составе применяющихся форм, его расширении и внесении изменений в ряд форм, что потребует привлечения к работе над законопроектом, в том числе, экспертов из Госкомстата России.

В разделе законопроекта, посвященном документированию трудовых отношений, необходимо определить состав документов, обязательных для применения при оформлении трудовых отношений: локальных нормативных актов работодателя, организационных, распорядительных, информационно-справочных документов.

Говоря о локальных нормативных актах работодателя, необходимо отметить, что законопроект должен регулировать права и обязанности работодателя по их принятию и устанавливать перечни локальных нормативных актов, принимаемых в зависимости от вида работодателей. Положения разрабатываемого закона будут способствовать устранению нарушений порядка разработки (в том числе порядка учета мнения представительного органа работников), ввода в действие и применения локальных нормативных актов.

Для иных видов кадровой документации в законопроекте должна решаться самая актуальная задача - создание минимально необходимого и достаточного количество кадровых документов в случаях, требующих документирования соответствующих кадровых процедур. Важное место в законе должно быть отведено соотношению между видами документов и оформляемыми ими процедурами.

В специальных статьях закона необходимо показать особенности документирования трудовых отношений с отдельными категориями работников (с руководителями организации, с совместителями и др.).

В законопроекте должна закрепляться обязательность использования унифицированных форм организационно-распорядительных документов, применяемых в кадровой работе.

Для документов, не имеющих унифицированных форм, законопроект должен устанавливать состав обязательных реквизитов:

2) вид документа (его наименование);

3) дата составления документа;

4) регистрационный номер документа;

5) место составления документа;

6) состав удостоверения документа в зависимости от его вида (подпись, оттиск печати, гриф утверждения документа).

Для понимания специалистами-практиками юридического значения реквизитов документов, применяемых для придания документам юридической силы, по отдельным наиболее значимым реквизитам в законопроект необходимо включить специальные указания:

О юридическом значении резолюции, проставляемой работодателем на документах;

О порядке подписания кадровых документов, в том числе о перечне лиц, имеющих право подписи документов; о порядке замены подписи при отсутствии руководителя организации; о возможности (или невозможности) применения такого аналога собственноручной подписи руководителя, как факсимильная подпись;

О применении печатей и штампов в кадровом делопроизводстве, в том числе печатей службы кадров, сургучных печатей и пломб;

О порядке доведения кадровых документов до сведения работников и оформления визы ознакомления работника с документом.

В законопроекте следует оговорить и такие важные для кадровой документации вопросы, как возможность и правила внесения изменений и исправлений в кадровую документацию; порядок восстановления утраченной документации; особенности оформления документов, не заведенных работодателем своевременно; возможность в ряде случаев применения и хранения заверенных копий кадровых документов при утрате оригиналов; возможность, случаи и порядок изъятия кадровой документации.

Обязательного рассмотрения требует вопрос о носителях информации о кадрах, о применении электронных документов, порядке их создания, подписания и хранения. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе (ст. 11 Федерального закона от 01.01.2001 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). В соответствии со ст. 4 Федерального закона от 01.01.2001 «Об электронной цифровой подписи» электронная цифровая подпись в электронном документе при одновременном соблюдении ряда условий равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Составление кадровой документации – первая и важнейшая часть кадрового делопроизводства, включающего также организацию работы с документами, их систематизацию и хранение. Для своевременного и правильного выполнение этих процедур в законопроекте следует регламентировать технологию работы с кадровой документацией.

В области организации кадрового делопроизводства законопроект должен, прежде всего, урегулировать вопрос о нормативно-методической базе для ведения кадрового делопроизводства. В законопроект целесообразно включить перечень локальных нормативных актов по кадровому делопроизводству: Инструкция по кадровому делопроизводству, Табель форм кадровых документов, Альбом форм кадровых документов, График документооборота кадровой документации.

Основу нормативной базы по кадровому делопроизводству составляет Табель форм документов, позволяющий определить необходимый и достаточный набор видов документов для юридического оформления ситуаций, возникающих в работе с персоналом. Использование Табеля позволяет сократить рабочее время и трудозатраты работников организации при решении задач документирования управленческой деятельности.

Подготовка Табеля форм документов должна сопровождаться разработкой Альбома форм и образцов кадровых документов, включенных в Табель. Наличие Табеля и Альбома позволит быстро и правильно документировать работу с кадрами. В Табель и Альбом должны быть включены документы, предусмотренные ТК РФ, т. е. являющиеся обязательными при оформлении трудовых отношений, а также документы, разрабатываемые по усмотрению работодателя.

Логическим завершением разработки нормативного обеспечения в области кадрового делопроизводства является составление и утверждение Графика документооборота кадровой службы , в котором в табличной форме отражаются процедуры документирования трудовых отношений по следующим позициям: составление проектов документов (основание для составления, периодичность, ответственный за подготовку, количество экземпляров и т. д.); оформление документов (согласование, подписание, утверждение); обработка документов (регистрация, передача на исполнение, ознакомление работников); оперативное и архивное хранение исполненных документов (место и сроки хранения, периодичность сдачи в архив).

Порядок применения локальных нормативных актов по работе с кадровой документацией, а также ответственность за его нарушение должны быть закреплены в Инструкции по кадровому делопроизводству, утверждаемой приказом работодателя.

Обязательность регистрации документов прямо обусловлена требованием п. 4.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее – Типовая инструкция), утвержденной приказом Минкультуры России: «Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях». Необходимо подчеркнуть, что сама процедура регистрации документов не сводится только к простановке в документах регистрационных дат и номеров. Регистрацией документов называется запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п. 4.1.1. Типовой инструкции).

В области кадрового делопроизводства в законопроект необходимо включить: указание на обязательность учета (регистрации) кадровых документов и ведения контроля их исполнения; регламентацию рассмотрения письменных и устных обращений работников к работодателям; регламентацию документооборота кадровых документов и указания по учету его объема; правила систематизации кадровых документов и условия обеспечения их сохранности; порядок соблюдения режима конфиденциальности кадровых документов.

При раскрытии названных вопросов законопроект должен отразить специфику документирования трудовых отношений и кадрового делопроизводства, а также взаимосвязь объема документооборота кадровых документов со штатной численностью работников кадровых служб.

Отдельному рассмотрению подлежит проблема организации архива кадровой документации ; проведения экспертизы ее ценности; оформления и описания кадровой документации, подлежащей передаче на архивное хранение; выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

В законопроекте следует показать порядок приема – передачи кадровой документации при реорганизации организации, а также порядок передачи документов по личному составу на хранение в государственный или муниципальный архив при ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем.

В законопроекте должна быть установлена ответственность работодателя за нарушение норм, устанавливающих порядок работы с кадровой документацией.

Контроль за исполнением норм, касающихся учета кадров и кадрового делопроизводства, должен быть возложен на Федеральную инспекцию труда , специалисты которой уже на протяжении ряда лет осуществляют проверки ведения кадрового делопроизводства в организациях.

За нарушение норм, касающихся ведения кадрового делопроизводства, должны быть установлены административно-правовые санкции в виде повышенной штрафной ответственности, что потребует внесения соответствующих изменений в ст. 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях .

В законопроекте следует отразить порядок вступления закона в силу и включить в текст законопроекта необходимые переходные положения.

Дополнительно к сказанному выше следует отметить:

1. При разработке законопроекта представляется целесообразным проанализировать нормы действующего ТК РФ на предмет исключения из него делопроизводственных процедур и правил документооборота кадровой документации. В тех случаях, когда процедура, требующая документального оформления, является гарантийной нормой, затрагивающей права работников, в ТК РФ необходимо оставить отсылочные нормы, а процедуры подробно проработать в настоящем законопроекте.

2. Законопроект должен учитывать, что в настоящее время в соответствии с ТК РФ понятие «работодатель» включает в себя категории работодателей, порой весьма различающиеся между собой: это и юридические лица, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, и физические лица, зарегистрированные в установленном порядке в качестве индивидуальных предпринимателей, и физические лица, вступающие в трудовые отношения с работниками в целях личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства. В связи с этим в законопроекте должен быть предложен дифференцированный подход к организации и ведению кадрового делопроизводства у различных категорий работодателей в зависимости от особенностей их правового статуса, от численности привлекаемых ими работников и т. д.

3. Возможно, следует указать, какие государственные органы исполнительной власти вправе принимать нормативные правовые акты во исполнение предлагаемого закона.

4. Одновременно с разработкой настоящего законопроекта следует подготовить предложения по внесению изменений в ряд действующих нормативных правовых актов и по разработке новых нормативных правовых актов во исполнение предлагаемого закона.

Название законопроекта «О документировании отношений в сфере труда» выбрано как рабочее название. В качестве других вариантов для обсуждения могут быть предложены названия «О кадровом деле», «О кадровом учете и кадровом делопроизводстве» и т. п.

Данный перечень должен быть уточнен в ходе планируемого общественного обсуждения концепции и при разработке текста законопроекта. Более полный перечень основных понятий приведен далее в примерной структуре законопроекта.

"Налоги" (газета), 2011, N 12

Нормы Трудового кодекса Российской Федерации <1> предусматривают документальное оформление отношений в сфере труда. Например , обязательным является составление документов при оформлении приема на работу (ст. 68 ТК РФ), при переводе на другую работу (ст. 72 ТК РФ), при прекращении трудовых отношений (ст. 84.1 ТК РФ) и др.

<1> Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ.

Соблюдение указанных процедур отвечает интересам как работников, так и работодателей и обеспечивает нормальное развитие трудовых и непосредственно связанных с ними отношений. Правильно оформленные документы необходимы работнику для подтверждения трудового стажа, работы во вредных условиях, получения льгот и преимуществ и др. Работодателю же правильно выстроенная система документирования поможет избежать привлечения к ответственности по результатам проверок контролирующих органов.

Документирование отношений составляет сердцевину более широкого понятия - делопроизводства, под которым понимается отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами <2>. Применительно к отношениям в сфере труда используется понятие "кадровое делопроизводство" - совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску документов по управлению персоналом <3>.

<2> Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98 (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28).
<3> Роль, значение и развитие кадрового делопроизводства в СССР и Российской Федерации: URL: www.kadrovik.ru/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=10102.

Основываясь на положениях трудового законодательства и Общероссийском классификаторе управленческой документации <4>, можно дать следующую классификацию кадровой документации:

1. документация по приему на работу - трудовой договор, приказ о приеме на работу;
2. документация по переводу на другую работу - соглашение о переводе на другую работу, заявление о переводе на другую работу, приказ о переводе;
3. документация по увольнению с работы - заявление об увольнении, приказ об увольнении;
4. документация по оформлению отпусков - заявление о предоставлении отпуска, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска;
5. документация по оформлению поощрений - представление о поощрении, приказ о поощрении;
6. документация по оформлению дисциплинарных взысканий - письменное объяснение о совершении дисциплинарного проступка, приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания.

<4> ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299).

Таким образом, кадровые документы многообразны и фиксируют все юридически значимые для трудовых отношений факты.

Однако на многих предприятиях работа с кадровой документацией часто базируется на неписаных традиционных правилах, передающихся от одного поколения кадровиков к другому. Работники кадровых служб не имеют времени, возможности, знаний, а иногда и желания задумываться над последствиями неправильного оформления кадровых документов <5>. А ведь эти последствия часто имеют правовой характер и могут привести к недействительности той или иной процедуры.

<5> Мурнина И. Новый стандарт обязателен для кадровой документации // Кадровое дело. 2003. N 6.

В системе кадрового делопроизводства часто совершаются следующие ошибки: отсутствие кадровых документов, наличие которых обязательно в соответствии с трудовым законодательством (графики отпусков, штатные расписания и др.), либо их несоответствие требованиям закона; игнорирование унифицированных форм <6>; неверный выбор способа оформления трудовых отношений; несоблюдение правил архивации документов.

<6> Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" // Бюллетень Минтруда. 2004. N 5.

Халатное отношение к кадровому делопроизводству во многом объясняется правовым незнанием, являющимся следствием отсутствия единого нормативного правового акта, который смог бы регламентировать все кадровые процедуры, устранив имеющиеся на практике разночтения и пробелы в оформлении отношений в сфере труда.

В настоящий момент нормативную базу кадрового делопроизводства, помимо Трудового кодекса РФ, составляют Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", а также ГОСТы и акты, принятые отраслевыми министерствами и ведомствами.

Анализ нормативной базы, регламентирующей кадровое делопроизводство, показывает, что вместо системы взаимосвязанных нормативных актов, подготовленных на единой методологической основе, в разные годы были приняты и продолжают действовать нормативные правовые и методические документы, не связанные друг с другом и регулирующие отдельные аспекты кадрового делопроизводства <7>. Остаются не решенными важные для трудовых отношений вопросы (например, правильное оформление отзыва работника из отпуска, изменение совместительства на основную работу, использование факсимильной подписи, форма и реквизиты докладной, объяснительной, служебной записок, уведомительных актов).

<7> Роль, значение и развитие кадрового делопроизводства...

По этой причине инициативной группой при Комитете Государственной Думы по труду и социальной политике было предложено составить проект закона с рабочим названием "О документировании отношений в сфере труда", к предмету правового регулирования которого отнесены система кадрового учета, документирование основных этапов реализации трудового отношения, организация кадрового делопроизводства <8>.

<8> Концепция и примерная структура проекта федерального закона "О документировании отношений в сфере труда" // URL: www.kadrovik.ru/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=10102.

Инициаторы предлагают отразить в законопроекте такие вопросы, как:

• определение основных "кадровых" понятий - служба кадров, учет кадров, кадровое делопроизводство, объем документооборота кадровой документации;
• статус службы кадров, ее задачи, принципы деятельности, основные полномочия;
• определение перечня документов, применение которых обязательно при оформлении отношений в сфере труда (локальных нормативных актов, организационно-распорядительных, информационных документов, документов по учету личного состава, в том числе и унифицированных);
• установление обязательных реквизитов документов, при наличии которых они будут иметь юридическую силу, а также вопросы использования печатей и штампов работодателя;
• перечень обязательных локальных нормативных актов, порядок их разработки, согласования, утверждения, ознакомления, внесения изменений;
• учет и регистрация кадровых документов, их систематизация и контроль за исполнением;
• хранение и архивация кадровых документов.

Важно, что инициаторы учли "компьютеризацию" общественных отношений и стремление представителей крупного, среднего и малого бизнеса к оптимизации протекающих внутри компаний процедур путем ведения электронного документооборота в целях сокращения финансовых и временных издержек на оформление документов. Предлагается отразить в законопроекте статус электронного "кадрового" документа, порядок его создания, подписания и хранения, обязательные реквизиты и возможности использования вместо бумажного носителя. Для этого необходимо учесть положения Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", а также положения ГОСТ Р 53898-2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению", утвержденного 26.10.2010 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии <9>.

<9> URL: http://www.pk6.eos.ru/upload/pk6/Pr_GOSTR_OR.pdf.

Проблема регулирования документирования отношений в сфере труда является актуальной и требующей рассмотрения; своевременное формирование кадровых документов, их фиксация, использование и хранение требуют регламентации на законодательном уровне. Нормотворчество в области кадрового делопроизводства должно способствовать устранению многочисленных противоречивых толкований специалистами по трудовому праву, юрисконсультами организаций, кадровиками-практиками, инспекторами по труду и судьями вопросов, связанных с кадровой документацией. При этом необходимо учитывать как положительные "традиции" советских разработчиков унифицированных форм и работников служб кадров, так и "новации" общественных отношений и стремление к освобождению от бумажной работы посредством введения электронного документооборота.

Л.С.Кириллова

Казанский (Приволжский)

федеральный университет

Программа семинара

...

Подробнее о программе

Программа семинара

Проект Федерального закона «О документировании отношений в сфере труда».

• Основные тенденции развития кадрового делопроизводства и их отражение в проекте закона.
• Спорные и сложные для документирования ситуации в трудовых правоотношениях и порядок их разрешения, включенный в проект закона.

Вступление в силу (в полном объеме) Федерального закона «О персональных данных).

• Документы работодателя, связанные с защитой персональных данных.
• Ответственность работодателя за нарушение прав работников в области защиты персональных данных.

Документирование приема на работу.

• Судебная практика по отказам в заключении трудового договора.
• Локальные нормативные акты работодателя, ошибки при разработке и оформлении.
• Трудовой договор: спорные мнения по срочному трудовому договору, условие об испытании при фактическом допущении к работе и др.
• Оформление трудовой книжки и карточки Т-2.

Документирование изменения и прекращения трудового договора.

• Документирование при совместительстве, совмещении должностей, исполнении обязанностей временно отсутствующего работника.
• Изменение условий трудового договора без согласия работника, постоянный и временный перевод на другую работу - особенности документирования.
• Документирование оснований прекращения трудового договора, типичные ошибки, судебная практика.

Документы работодателя, необходимые для учета рабочего времени и времени отдыха.

• Ведение учета рабочего времени. Суммированный учет рабочего времени. Ошибки при заполнении табеля учета рабочего времени.
• Документирование работы сверх установленной продолжительности рабочего времени (сверхурочная работа, ненормированный рабочий день). Графики сменности и гибкие графики.
• Виды времени отдыха. Отличие выходных дней от нерабочих праздничных.
• Конвенция МОТ «Об оплачиваемых отпусках» и обязанности работодателя по предоставлению работникам ежегодных оплачиваемых отпусков. График отпусков, деление отпуска на части. Ошибки, допускаемые работодателем при предоставлении работнику отпуска. Перенесение отпуска, отзыв из отпуска.
• Реализация права на отпуск при увольнении.