Задача: Автоматизировать заявки для IT отдела. Сделать прозрачным контроль и учет по занятости сотрудников для начальника IT . Определить время на исполнение стандартных заявок (заправка картриджа, покупка ПК, установка ОС, заведение учетной записи для новых сотрудников и т.д.)

Решение:

Было решено сделать это все на базе платформы 1С – тонкий клиент.

Про установку 1С на сервере и публикации базы писать не буду. Заострю внимание на самой конфигурации, а если быть точным, то именно на моменте учета контроля.

Для регистрации самих заявок был создан документ, в котором были введены следующие реквизиты:

ТекстЗаявки (Тип Строка, длина 800),

ТекстРешенияПроблемы (Тип Строка, длина 400),

ДатаЗакрытияЗаявки (Тип Дата),

Статус (Тип Строка, длина 100),

ОтклонениеЗаявки (Тип Булево),

ПричинаОтклоненияЗаявки (Тип Строка, длина 400),

ОтправлятьУведомлениеПоПочте (Тип Булево) - по умолчанию на форме всегда "Истина",

Реквизиты табличной части:

Список заинтересованных лиц (Тип СправочникСсылка .Пользователи ),

ПриложенныйФайл (Тип Строка, длина 800),

РазмерПриложенногоФайла (Тип Число длина 15, точность 2),

ТипПриложенногоФайла (Тип Строка длина 10);

Форму 1С в тонком клиенте рисует сама, была только доработка по доступности полей для разных групп пользователей.

Поскольку сама программа 1С не у всех пользователей всегда открыта, было решено уведомлять пользователей по e-mail.

Схема такая:

1. Создается заявка пользователем – отсылается письмо пользователю (оказывается, надо и такое было делать - поскольку некоторые пользователи по почте ориентировались, послали они заявку или нет), отсылается копия письма контролирующему органу – в данном случае начальнику IT.

2. Начальник IT либо отклоняет заявку (ставя галочку отклонить и указывая причину, либо без причины) - в данном случае отсылается уведомление пользователю об отклонении его заявки; либо же принимает эту заявку в работу – назначая исполнителя – в данном случае приходит письму уже и пользователю об изменении статуса его заявки и исполнителю – о назначении для него задачи.

3. Исполнитель, решив задачу, обязан зайти в базу 1С и на закладке «Выполнение задачи» обязан отписать что задача является выполненной и поставить дату завершения заявки – после чего заявка считается закрытой – при данной операции приходит уведомление о завершении задачи как пользователю – инициатору, так и Начальнику IT.

4. Если же пользователь после проверки выполнения задачи недоволен её исполнением или сроком, то он, либо же в указанной заявке пишет об ошибках и сроках, либо же создает новую на основе выполненной.

Листинг уведомления прилагается в файлике. Если кому надо - вышлю на почту.

Обработка в приложении не является самостоятельной - это код, который необходимо вставить в модуль объекта документа "Заявка для IT"!!!

Реализовать статус заявки можно было бы конечно через перечисление и код можно было бы сделать красивее, но у меня пока знаний не хватает. Может, кому мой код пригодиться. Спасибо за внимание.

Компании из самых разных отраслей бизнеса сталкиваются с часто повторяющимися бизнес-процессами, связанными с обработкой заявок. Большинство бизнес-процессов в компаниях начинается со входящей заявки от клиента. При этом во многих отраслях выполнение типовых работ и услуг – это сложный и разветвленный бизнес-процесс, на разных этапах которого требуется взаимодействие сотрудников из нескольких подразделений компании.

Часто такие типовые задачи решают не самые высококвалифицированные сотрудники, что при большом объёме работы может приводить к ошибкам и сбоям, влияющим на скорость выполнения и качество оказываемых работ и услуг.

Казалось бы, исправить проблему можно с помощью автоматизации, однако в реальности все не так просто. Часто бизнес оказывается в ситуации выбора из двух плохих вариантов - дорогостоящие инвестиции в развертывание систем автоматизации бизнес-процессов и их интеграция с существующей инфраструктурой, или «заморозка» бизнес-процесса в текущем состоянии, что в будущем приведет к снижению конкурентоспособности компании.

В чем проблема

Организовать взаимодействие сотрудников из разных подразделений не всегда легко - часто в процессе коммуникаций происходят накладки, возникает «человеческий фактор», конфликты, сотрудники увольняются и т.п.

Ситуация усгубляется сложностью, разветвленностью и непрозрачностью самих бизнес-процессов. Пример из сферы телекома. При обработке заявки на подключение абонента существует два вида проверки возможности оказания услуги - автоматический, когда зона покрытия анализируется по базе данных, и ручной, когда точно выяснить, находится ли абонент в зоне покрытия, можно только по бумажным или неструктурированным электронным документам. Сотрудникам может быть сложно понять, по какому пути должен развиваться процесс в конкретном случае.

В итоге это приводит к ошибкам и задержкам, в то время как максимально быстрое подключение - это ключевая задача оператора связи. Каждый день ожидания подключения снижает вероятность успешного исхода - клиент может подключиться к более быстрым конкурентам или вообще передумать.

И даже после того, как к клиенту направится мастер, который подключит его к сети, работникам бэк-офиса нужно будет еще завести нового абонента в самые разные системы - от HelpDesk до биллинга и CRM. И, конечно же, в любой момент может быть допущена ошибка, которая приведет к проблемам в будущем - например, ошибочным списаниям средств или не своевременно выставленным счетам.

Конвейер бизнес-процессов

Избежать подобных проблем можно с помощью автоматизации бизнес-процессов. Для организации работы с заявками используются специальные OMS-системы (Order Management System), а для общего описания бизнес-процессов - инструменты BPM (Business Process Management). В последнем случае описания создаются с помощью утвержденной ISO графической нотации BPMN . Например, процесс записи на прием к врачу, описанный с помощью BPMN может выглядеть примерно так:

Такие описания создают архитекторы бизнес-процессов. Впоследствии схема загружается в BPM-систему, которая берет на себя исполнение бизнес-процесса. По соответствующим триггерам - например, при появлении заказа - сотрудникам разных подразделений приходят задачи, которые они решают. Если процесс «подвисает», то руководство сразу видит, на каком сотруднике это случилось - на каждый этап можно устанавливать сроки сдачи, приближение к которым генерирует уведомления для ответственных.

При этом задачи по взаимодействию с другими программами выполняются вообще без участия человека - например, в случае необходимости проверки заявителя на покупку в кредит, система может запросить его финансовые данные через API бюро кредитных историй.

Это позволяет снизить вероятность ошибок, стандартизировать сложные бизнес-процессы, обновлять их в соответствии с меняющимися требованиями и ускорить работу персонала. Как следствие, меньше недовольных клиентов и больше денег у компании. Выглядит отлично, но на самом деле и здесь «не все так однозначно».

Не все так просто

Для российского бизнеса важный момент заключается в том, что такие продукты слабо распространены в нашей стране. Большинство существующих систем не переведены на русский язык. Это большая проблема: поскольку речь идет об автоматизации типовых и рутинных бизнесс-процессов, то работой с BPM-софтом занимаются низкоквалифицированные сотрудники, которые не знают английский язык. Поэтому локализация крайне важна для таких систем.

Кроме того, подобный софт, как правило, реализуется в виде веб-портала, в котором заводятся пользователи с соответствующими ролями. Для сотрудников все это выглядит как еще одна программа, в которой нужно работать, что не очень удобно.

Еще один важный момент - разработчики BPM-систем, как правило, почти не уделяют внимания созданию красивого и функционального рабочего интерфейса. Предполагается, что заказчики реализуют его самостоятельно в своем клиентском приложении, взаимодействуя с системой через API. Поэтому «родной» интерфейс обычно служит только для демонстрации возможностей системы. Но заниматься столь дорогостоящей интеграцией и созданием нового интерфейса могут себе позволить только крупные компании, а средний и малый бизнес не имеет таких ресурсов.

И, наконец, главный минус - это бессмысленность использования отдельного софта для автоматизации без интеграции с другими применяемыми в компании инструментами. Такая интеграция стоит крайне дорого, даже если сама исходная система будет бесплатной. К примеру, BPM-системы не хранят связанные с бизнес-процессами и заявками данные - значит, нужно подключать систему, в которой могла бы размещаться такая информация.

В итоге компани, чей бизнес не связан с разработкой программного обеспечения, просто не могут себе позволить внедрение таких систем и живут по-старому, работая неэффективно и теряя деньги.

Open Source спешит на помощь

Мы в Латере много размышляли обо всех описанных выше проблемах и пришли к мысли о том, что создать универсальное решение на все случаи жизни невозможно. Однако можно создать инструмент, который каждая компания могла бы легко адаптировать под себя.

Поэтому мы разработали новый продукт Гидра OMS - это приложение с открытым исходным кодом, интегрированное с BPM-системой. В нашем случае это опенсорсная BPM система Activiti.

Данные о заказах и их состоянии хранятся во встроенном хранилище, а значит отсутствует необходимость использования внешних баз данных. Вместо монструозных веб-порталов пользователь здесь работает в дружелюбном интерфейсе. В него интегрирован BPM-виджет, который позволяет запускать бизнес-процессы для новых заказов и выполнять текущую задачу бизнес-процесса. С его помощью можно автоматизировать движение заказов и настраивать пошаговый «мастер» их выполнения.

Приведем небольшой пример - типичный процесс - запрос на предоставление отпуска. Бизнес-логику такого процесса можно представить следующей BPMN-диаграммой:

Когда бизнес-процесс дойдет до этапа Handle Request, виджет в Hydra OMS отобразит пользователю такую форму:

Набор, расположение полей и возможность их редактирования настраиваются администратором для каждой формы заранее. Виджет отображает форму, заполняя поля значениями из текущего заказа.

Все это позволяет создавать «сквозные» бизнес-процессы, этапы которых исполняются в различных системах. Пользователи этих систем получают соответствующие оповещения, а их руководители могут отслеживать ход работ на любом шаге.

При этом открытый код проекта позволяет в случае необходимости создать версию софта, «заточенную» под конкретный бизнес, а не тратить время и деньги на интеграцию стороннего инструмента, или, тем более, разработку своего с нуля.

Скачивайте Гидру OMS с Github , ставьте там звездочки и пишите нам свои пожелания.

Закупка товаров предприятием или торговой организацией - наиболее проблемный этап схемы обеспечения материальными ресурсами. В статье про выбор оптимальной схемы обеспечения предприятия материальными ресурсами мы описали своё видение идеи организации учета, общую концепцию. Чтобы максимально сократить издержки при хранении ТМЦ, но при этом гарантировать обеспеченность материалами производственного или торгового процесса, необходимо часть закупок ТМЦ осуществлять адресно (надо -› купили), а часть - для восполнения запасов, которые можно оперативно использовать, снижая зависимость от возможных задержек поставок (надо -› берем с запаса на складе -› покупаем -› восполняем запас).

В этом процессе слабым звеном чаще всего является именно закупка товаров, работ, услуг. Давайте пока говорить именно о закупке товаров, а закупка работ и услуг заслуживают отдельного обсуждения. Иногда по объективным причинам товары закупаются с задержкой, иногда закупка отдельных товаров становится невозможной (например, требуемый товар больше не производится). А для ответственных за закупку исполнителей (снабженцев) наличие таких причин становится оправданием даже там, где проблемы закупки вызваны абсолютно другими, более тривиальными причинами, например, обычной халатностью.

Минимизировать эти риски - задача крайне важная.

Процесс закупки товаров желательно детально описать и систематизировать, по возможности упросить и автоматизировать, рекомендовать/навязать исполнителям четкие правила игры (регламент), организовать эффективную схему контроля. Чтобы упростить эту задачу, попробуем выделить, из каких частей состоит процесс закупки товаров, и рассмотрим упрощенный регламент закупки товаров. Навести порядок последовательно в нескольких отдельных, пусть и взаимосвязанных процессах, всегда проще, чем браться одновременно за всё и сразу.

СХЕМА ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Большинство действий (этапов), которые осуществляются при закупке товарно-материальных ценностей, однотипны:

• расчет потребности в ТМЦ для обеспечения производственного процесса или на проведение неких работ, например, на проведение ремонтных работ, проводимых собственными силами (планирование обеспечения);
• планирование совокупной потребности в закупке запасов (товаров, сырья, материалов, оборудования) для каждого отдельного заказчика (для промышленных предприятий чаще в качестве заказчиков выступают подразделения самого предприятия, но в более широком смысле, особенно для торговых предприятий, заявка может быть направлена на удовлетворение потребности и внешних заказчиков - наших покупателей);
• комплексное планирование поставок (закупок) в целом по предприятию;
• подбор поставщиков, тендерные процедуры;
• поставка ТМЦ (оформление, контроль соблюдения условий поставки, оприходование на учет, ...);
• проверка качества поступивших товаров (комиссионно при приемке или в ходе проведения дополнительной проверки, испытаний, сертификации, которая может проводиться как предприятием самостоятельно, так и внешними сертифицирующими организациями).

Но даже когда сама закупка товаров завершена, это еще далеко не окончание процесса обеспечения. Ведь еще надо организовать перемещение товаров до конечного получателя (например, со склада в кладовую, а из кладовой выдать мастеру или бригадиру, который будет проводить работы). Хорошо бы было при этом информировать заказчиков о поступивших товарах, контролировать оперативность получения, доставки, а на следующих этапах - оперативности использования.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Чаще всего эти этапы процесса закупки выполняются последовательно. Но на любом из них может быть откат назад. Например, при проблемах поставки может понадобиться заново искать поставщика. Кроме того, в любой момент может возникнуть что-то, что невозможно было предугадать, например, аварийная ситуация. А значит необходимо быть готовым к срочному внесению изменений во все планы (обеспечения, поставок/закупок), срочному подбору поставщика и осуществления внеплановой закупки ТМЦ.

Каждый из этих этапов крайне важен в общей схеме и имеет свою специфику. Каждый этап должен быть автоматизирован так, чтобы весь процесс закупки работал как единое целое.

1. ПЛАНИРОВАНИЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Осуществить планирование материального обеспечения предприятия - значит заранее определиться, какие ТМЦ и в каких объемах нам будут нужны. Лучший (наверно даже единственный) способ выполнить планирование обеспечения материальными ресурсами - обдумать заранее, что мы будем делать (изготавливать, производить) и какая потребность в материалах для нас достаточна.

Именно нормирование запасов позволяет не только упросить процесс ресурсного планирования обеспечения и закупки товаров, но и предоставить логичные механизмы контроля запасов (текущих запасов - на оборачиваемость, аварийных запасов - на целесообразность и доступность). Применение нормирования в схеме обеспечения предприятия материальными ресурсами выстраивает методическое обеспечение планирования в наиболее эффективный совокупный процесс.

Для того, чтобы зафиксировать имеющуюся потребность в ТМЦ, мы применяем "заказы" - электронные документы, которыми конечные потребители заказывают необходимые им ТМЦ. При оформлении заказов крайне важно определиться с , т.е. то, откуда мы возьмем необходимые ТМЦ. В своей практике мы используем . Кроме закупки это еще адресный резерв, собственное производство и два вида запасов - запас текущий оборачиваемый и запас аварийный. Детальнее с рекомендуемой нами схемой планирования потребности в материалах и заказе ТМЦ можно познакомиться в статье .

Отдельно стоит сказать про важнейшую роль заказов в случае, если на предприятии ведется автоматизированный учет всех проводимых работ и для планирования активно применяется программное обеспечение. Именно заказы (в которых кроме материалов также могут описываться и работы) в данном случае играют важнейшую роль при планировании работ и контроле их выполнения. Однако планирование и учет работ - это отдельная огромная тема, частично также затронутая в наших статьях .

2. ПОДАЧА ЗАЯВОК НА ЗАКУПКУ

Значимая часть необходимых для предприятия ТМЦ (сырья или материалов для изготовления чего-либо, например, для проведения ремонтных работ) может отсутствовать, а значит должна быть закуплена. При планировании потребности в ТМЦ (при оформлении заказов) такие материалы целесообразно выделять, указав закупку в качестве источника обеспечения. Такие ТМЦ (те, для которых в заказах источником обеспечения будет закупка), далее должны войти в заявку на закупку, по ним будет планироваться и осуществляться приобретение.

Детально преимущества от раздельного оформления заказов и заявок мы рассмотрим немного позже. Вот некоторые из преимуществ:

• неоспоримые управленческие выгоды от четкого понимания, для чего требуются те или иные закупаемые ТМЦ;
• возможность уйти от пиковых нагрузок при квартальном или месячном планировании закупок, т.к. потребность в закупаемых материалах определяется исполнителями при оформлении заказов, т.е. постоянно, а не раз в период;
• простота контроля бюджета на закупку в разрезе отдельных подразделений-заказчиков (центров финансовой ответственности);
• минимизация трудозатрат на подготовку, проверку и согласование заявок на закупку.

Заявка на закупку также крайне важна для оценки эффективности организации и проведения закупок (сравнения плана и факта поставок). В данном случае контроль выполнения заявки без сложностей может быть проведен самим заказчиком, т.е. подразделением, которое подало заявку на закупку ТМЦ. А ведь именно контроль закупки заказчиком/потребителем, т.е. лицом, которое зависит от наличия затребованных ТМЦ, часто является наиболее эффективным. Нужно только дать этому лицу возможность своевременно видеть проблемы с закупками и объективно их оценивать.

В пределах организационной структуры предприятий, заявки на закупку обычно подают подразделения, играющие в процессе закупок роль заказчиков.

3. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Иногда удобно разделять планирование поставок и планирование закупок товаров. Например, под планом поставок рассматривать план в виде "срок поставки + объем поставки", а планом закупок удобно понимать более широкую сущность - план поставок плюс деньги (стоимости товаров и ожидаемых сроков взаиморасчетов). Однако часто эти понятия используются как синонимы.

В любом случае, заявки на закупку от множества подразделений-заказчиков часто содержат одни и те же позиции. Является ли информация о заказчике необходимой для осуществления закупки и поставки товаров? Разве что при согласовании замены на возможные аналоги или при уточнении свойств и характеристик товара при подборе поставщика. На всех остальных этапах закупки товаров снабженцу важно только знать, что и в каком объеме требуется закупить.

При организации и планировании поставок товаров намного удобнее и целесообразнее работать не с десятками или сотнями заявок на закупку товаров отдельных подразделений-заказчиков, а чем-то другим, агрегированным. В этих целях удобно применять план закупок (план поставок). Именно план закупок (план поставок) будет этим агрегированным перечнем ТМЦ, которые должны быть закуплены предприятием или организацией в целом.

План закупок товарно-материальных ресурсов является «инструкцией к действию» для коммерческой службы предприятия, ответственной за закупку ТМЦ. Он же нужен и удобен для контроля закупок, проводимых коммерческой службой или отдельными ответственными исполнителями (снабженцами), т.к. очень легко получить статистику его выполнение, получить позиции, которые не были закуплены или закуплены не в полном объеме.

Выделение плана закупок в схеме закупок ТМЦ обеспечивает и многие прочие выгоды, например, возможность организовать автоматический контроль за оприходованием позиций, не заявленных к закупке, т.е. предотвратить «самодеятельность» снабженцев при закупках, когда покупают "не совсем" то, что надо (или совсем не то), или когда закупка товаров ведется в завышенном объеме.

4. ПОДБОР ПОСТАВЩИКОВ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ ПОСТАВКИ

Вне зависимости от того, кто отвечает за подбор поставщика, будь то сам экономист по снабжению или представитель отдельного подразделения или организации, ответственный за проведение тендера на закупку, крайне важно контролировать сроки подбора поставщиков.

Отсутствие контроля сроков подбора поставщиков может привести к тому, что обоснование задержки поставки ТМЦ будет постоянно списываться именно на проблемы в поиске поставщика. Поэтому желательно иметь четкие и эффективные механизмы анализа задержек при подборе поставщиков.

На практике мы применяем графический вариант аналитики, который видится достаточно удобным и наиболее наглядным - график, одновременно отображающий количество позиций, по которым мы ожидаем получить решения о выбранных поставщиках, а также количество позиций, по которым фактически имеем такие решения.

5. ПОСТАВКА ТОВАРОВ (ДОСТАВКА, РАЗГРУЗКА, ПРИЕМКА, УСТАНОВКА НА УЧЕТ)

Эффективная организация поставок - тема для отдельного обсуждения. Процесс поставки товаров (сырья, оборудования, материалов) сам по себе многоэтапный, имеет свою специфику и типовые проблемы, которые можно выделить отдельно для всех стадий исполнения поставки: доставки, приемки, установки принятых товаров на учет.

Например, на этапе доставки часто полезно отслеживать текущее местонахождение груза, особенно если он проходит таможенное оформление. Это может помочь с организацией приемки товара, если склады работают не круглосуточно.

Установка на учет закупленных товаров - также на первый взгляд достаточно простая операция. А если попытаться обеспечить возможность оформления поставки в максимально сжатые сроки, и при этом добиться максимального контроля поставки (соответствия привезенных ТМЦ необходимым, правильности составления сопроводительных документов и т.д.)?

Важно, чтобы машины на разгрузке не стояли днями, а документы при передаче ТМЦ не готовились часами. Именно поэтому предварительно мы рекомендуем "готовить" поставку, описывая её на этапе согласования поставки с поставщиком. Это позволяет, например, заранее проверить соответствие осуществляемой поставки плану поставок, минимизировать сроки оформления поступления товаров, когда будет проходить их непосредственная приемка.

6. КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА ЗАКУПАЕМЫХ ТМЦ

Многие группы товаров не приходуются без проверки качества. Например, для промышленных предприятий к таким ТМЦ могут относиться большинство видов сырья (руда, химические вещества), электроды, подшипники, запорная арматура.

Для некоторых видов ТМЦ проверка качества проводится непосредственно в момент приемки (разгрузки), а иногда требует проведения ряда анализов и измерений, что требует дополнительного времени. Кроме того, такая проверка качества может проводиться как особым внутренним подразделением предприятия, имеющим на то лицензию (например, лабораторией отдела технического контроля), а может и внешней организацией.

Как и все прочие этапы, этап проверки качества (сертификации) требует контроля. Иначе крайне необходимые для производства материалы могут неделями лежать на складе недоступные для выдачи по причине незавершенного контроля качества.

Если же замахнуться на тотальный контроль запасов, постараться в любой момент времени владеть информацией, для чего и почему какие-либо ТМЦ лежат на складе, то организация учета ТМЦ а время проверки качества становится обязательной частью общей схемы учета ТМЦ на предприятии.

Кроме описанных преимущество, на этапе контроля качества при доскональной методической проработке схемы процесса можно в значительной степени упростить актирование выявленных проблем качества.

7. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПЛЕНИЙ ТМЦ

Всегда ли мы закупаем то количество ТМЦ, которое требуется? Не всегда. Всегда ли один вид ТМЦ закупается для одного внутреннего заказчика? Нет, тоже не всегда. Вполне может быть ситуация, когда молоток или защитные очки нужны одновременно нескольким подразделениям. Аналогичная приведенному примеру ситуация может быть и с сырьем, и с оборудованием, и с материалами.

Что же делать, когда мы купили меньше, чем надо? Кто должен принять решение, кому отдать закупленные ТМЦ в первую очередь?

В применяемой нами схеме автоматизации мы отдаем требующие распределения неполные поставки исполнителям технической службы, которые отвечают за производство. Именно они, а не снабженцы или компьютер (программа) должны принять непростое решение о приоритетном обеспечении в сложных ситуациях.

ОПЕРАТИВНОЕ РЕАГИРОВАНИЕ НА ИЗМЕНЕНИЯ ПЛАНОВ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Необходимо помнить, что какой бы идеальной ни была схема планирования, всегда будут факторы, требующие срочного реагирования и проведения закупок во внеплановом режиме. Например, аварийные ситуации или ошибки исполнителей.

Те же ошибки исполнителей, отказ от инвестиционных проектов или прочие факторы могут приводить и к обратным изменениям - сокращению потребности и, как следствие, необходимости срочного отказа от заявленных к закупке ТМЦ, сокращения плана поставок. Иначе мы рискуем купить более не требуемые ТМЦ, которые будут мертвым грузом лежать на наших складах.

Наличие ситуаций, которые не поддаются планированию, не говорит о том, что решения при согласовании дополнительных заявок на закупку или корректировок плана поставок может в такой ситуации применяться без понимания последствий.

Крайне важно обладать полной информацией о том, что привело к необходимости вносить изменения в согласованные планы и как принимаемое решение повлияет на прочие факторы экономической жизни предприятия. Например, в части бюджета требуется четко понимать, как дополнительные затраты повлияют на себестоимость продукции.

Идея подобного анализа и контроля изложена в статье "Оперативное реагирование на отклонение от планового расходования бюджета ".

Так простым ли является процесс закупки товаров? Все зависит от того, насколько важно им управлять эффективно! Если есть необходимость или желание проводить закупки товаров с максимальной отдачей - описанная выше схема учета и рекомендации по её налаживанию могут помочь быстрее добиться результата при попытке внедрить подобный детальный учет и контроль на любом предприятии: производственном, промышленном, торговом.

Контроль

Правила

Условия

Если вы ведёте свой бизнес, наверняка знаете, как много зависит от удачного планирования закупки товара. Здесь и своевременное снабжение продукцией, и соблюдение времени исполнения заказов и плана по себестоимости, и даже качество производимого продукта.

Многие бизнесмены составляют план, ориентируясь на данные распространённого софта 1С: Управление торговлей и расширения «Помощник закупок». Это расширение подходит для большинства программ 1С.

Основные возможности автоматизации закупок

Менеджеры получают информацию, касающуюся снабжения, с тем чтобы эффективно покупать товары и правильно рассчитывать для этого время. Так получается максимально эффективное взаимодействие с компаниями-поставщиками и снижение расходов.

Автоматизация составления плана в программе 1С касается двух параметров:

1. операционные запасы – в этой категории прописана вся операционная деятельность фирмы;
2. страховые запасы – здесь регистрируется запас, сформированный для защиты от непредвиденных ситуаций: непредсказуемое поведение покупателя, срыв времени поставки продукции

Планирование операционных запасов осуществляется исходя из потребностей фирмы: в продукции, которая будет производиться, и уже имеющиеся потребности фирмы. Составляется календарный план приобретений. По его данным принимается решение об отправке поставщикам заявок.

Составляется прогноз закупок (укрупнённый), уточняется план производства. На основании этого создаётся уточнённый план закупок. Софт использует данные учёта ТМЦ фирмы.

Расчёт потребности в закупках товара осуществляется по данным о свободных остатках на складе предприятия и необходимом объёме страховых запасов после исполнения производственной программы. Таким образом можно автоматизировать управление и планирование закупок.

Планирование страховых запасов идёт с помощью планирования по точке заказа. Она представляет собой определённый уровень, ниже которого запасы опускаться не должны. Этот механизм нужен для контроля момента создания заказов поставщикам и определения объёма этого заказа. Для каждого наименования точка и размер запаса могут быть определены отдельно. Используются с этой целью различные механизмы расчёта: по среднему размеру партии вида товара, по оптимальному размеру, фиксированное значение.

В список возможностей, предоставленных программой 1С, входят:

• планирование закупок в 1С на основании планов производства и продаж, невыполненных и внутренних заказов;
• оформление заказов и контроль за выполнением;
• генерация графиков поставок и оплаты;
• менеджмент по точке заказа – как только запасы достигают определённого уровня, начинает формироваться заказ;
• приём товара поддерживается по разным схемам, включая приём на реализацию и получение сырья;
• анализ склада, производства, их потребностей в материалах, продукции, товаре;
• анализ дополнительных условий, включающих договоры с фиксированными товарными позициями, сроками и объёмами;
• прогноз уровня запасов на складах, резерва товарно-материальных ценностей, планирование покупок с учётом полученных данных;
• составление списка поставщиков и их подбор по нескольким критериям: репутация, история поставок и параметры срочности, территориальный признак;
• автоматическое формирование для избранных по предыдущему пункту поставщиков заказа.

План закупок в программе 1С: Управление торговлей (версия 8.3) составляется по данным о продажах за прошлый месяц по тому или иному складу и группе наименований товара. Заказы формируются исходя из заранее составленного плана закупок. Также программа может помочь, сформировав план продаж на основании данных за предыдущий месяц, увеличить показатель на 10 процентов.

Планирование закупок

Программа содержит систему прогнозирования коммерческой деятельности предприятия. Она оснащена инструментами, автоматизирующими составление планов. Это позволяет не попасть в такие ситуации, как простой аппаратуры и отсутствие работы у специалистов компании. Запасы на складах будет проще поддержать на оптимальном уровне. Выполнение заказов станет занимать меньше времени. В целом это улучшит показатели предприятия. Если умело обращаться с инструментами этого софта, можно довольно точно спланировать объёмы покупок и продаж.

В разделе есть:

• схема продаж по категориям: с помощью этого инструмента создаётся укрупнённый план продаж, выраженный в количестве, с разделением по разновидностям товара;
• по номенклатуре: составляется уточнённый план объёмов продаж в количестве и сумме план закупок составляется по предыдущим двум;
• справочник по сценариям планирования, где можно изменить параметры и периодичность;
• справочник по видам планов.

По сценарию составляются виды планирования. По каждому виду рассчитываются используемые для определения показателей параметры. Данные по каждому показателю подкрепляются источниками.

Управление поставками и закупками

За это отвечает документ «Нормативы распределения». Также используются сезонные коэффициенты, предназначенные для улавливания колебаний спроса в зависимости от времени года. Это относится к так называемым сезонным товарам, спрос на которые возрастает в определённое время года.

На основе продаж по категориям формируется таковой по номенклатурам. Планирование составляется на основе продаж. Берётся в расчёт множество параметров: сумма, количество, время, другое. Программа тонко настраивается под каждый параметр, это долгий процесс, но затем у вас будет точный план ведения бизнеса на месяц или год.

Формирование заказов по планам в 1С

Вывод

1С Управление торговлей – сложный, но эффективный инструмент составления расписания покупок и продаж и анализа данных прошлых периодов, помогающий составлять заказы для поставщиков и формировать все необходимые документы.

Поддержка стран:
Операционная система: Windows
Семейство: Универсальная Система Учета
Назначение: Автоматизация бизнеса

Программа учета заявок и заявлений

Основные возможности программы:

У Вас сформируется единая база клиентов со всеми необходимыми контактными данными

Каждое обращение легко зарегистрировать, а самого свободного сотрудника программа предложит вам автоматически

Вы получите точный учет по времени работы каждого сотрудника

По каждой заявке можно учитывать потраченные материалы и прилагать электронные документы и снимки

Программа покажет на любую дату список запланированных заявок по каждому сотруднику

По каждому заказу можно будет отслеживать этап исполнения и задействованных сотрудников

Программа покажет вам наиболее способных сотрудников, тех, кто затягивает заявки, кто свободен или сколько скопилось уже обращений в очереди

Вы будете контролировать всех своих сотрудников

Для директора предусмотрен целый комплекс управленческих отчетов, которые помогут проанализировать деятельность организации с разных сторон

Интеграция с новейшими технологиями позволит вам эпатировать клиентов и заслуженно получить репутацию самой современной компании

• 
  

  Работа между компанией и клиентом начинается с заявки. Именно на этом начальном этапе важно показать себя с лучшей стороны, для этого очень важно производить контроль заявок. Само собой, что автоматизированная программа для заявлений значительно ускорит и облегчит этот процесс. Управление заявками будет систематизировано и приведено к наиболее удобной для вас форме. Программа для заявок от компании «Универсальная Система Учета» уверенно справляется с работой по ведению и учету заявок. Автоматизированная система регистрации заявок имеет массу преимуществ перед другими методами учета, являясь к тому же более простой и удобной в использовании. Вы экономите время и ресурсы, получая при этом универсальный инструмент для выполнения учетной и аналитической деятельности.

  Система работы с заявками в нашей программе является универсальной и гибкой за счет персонализированных настроек под ваше предприятие. Когда производится регистрация заявок программа может связать их с последующими этапами работы. Происходит контроль выполнения заявок и всех последующих действий. Обычная программа приема заявок может выполнять лишь первичные элементарные функции. Наша система управления заявками готова предложить вам любой набор функций и инструментов учета и контроля на ваш выбор. Давайте рассмотрим, какие этапы работы с заявками предполагает наша автоматизированная система контроля заявок.

  Если вы работаете с товаром, достаточно заполнить справочник «Номенклатуры». Вы можете продавать любой товар и материалы. Для удобства все наименования можно разделить на группы. Программа для работы с заявками имеет широкий спектр возможностей и позволяет добавлять товар вручную или импортировать из различных источников, например, из Excel-файла.

  Теперь перейдем к модулям. Модули – это большие учетные блоки, в которых Вы будете работать каждый день. Здесь будут все Ваши клиенты и заявки.

  Программа управления заявками позволяет легко работать с большими объемами данных. Даже если заказов у вас будут миллионы, чего мы вам искренне желаем, поиск данных будет простым и быстрым. Искать можно по уникальному номеру, дате, по имени клиента или сотрудника, по статусу исполнения и т.д. При регистрации заявки многие сведения заполняются автоматически, а вам достаточно просто выбрать заказчика. Если заказчик уже есть в единой базе клиентов, быстро и удобно можно найти его по первым буквам. Когда обращается новый клиент, просто добавляем его в базу.

  После того, как вы выбрали нужного заказчика, нужно нажать кнопку «Сохранить» и заявка появится в системе. Программа для регистрации заявок каждую заявка будет отображать цветом, который зависит от статуса исполнения. Если регистрируется предварительная заявка, которая может еще и не пойдет в работу, то в в списке она будет выделена серым цветом. Таким образом, оптимизируется порядок работы с заявкой.

  Инструкция по работе с заявками следующим этапом описывает заполнение состава заявки, то есть перечисляется товар, который клиенту требуется. Работа производится в справочнике номенклатуры товара. В случае, если он заполнен, при оформлении заказа остается только быстро выбирать из уже готового списка. Если какого-то наименования не окажется, то его можно добавить в процессе работы.

  Программа заявок на выполнение работ имеет несколько иную конфигурацию, но принцип работы тот же. Управление заявками на обслуживание в автоматизированной системе удобно тем, что легко можно выявить на каком этапе оказания услуги произошел сбой. Каждый сотрудник будет осознавать личную ответственность при выполнении своего участка работы.

  Оформление заявки на выполнение работ обязательно сопровождается расчетом их стоимости. Сервис для работы с заявками в решении данной задачи использует вкладку «Доход к оплате», которая является ценообразующей. На ней видно, из чего складывается цена заказа. Универсальная Система Учета предлагает своим клиентам упрощенную форму расчета в этой вкладке, и есть также возможность вместо такой формы сделать целый механизм калькуляции. В этом случае, менеджер будет только выбирать нужные клиенту работы, указывая необходимые критерии, а стоимость программа будет рассчитывать сама.

  Режим работы по заявкам в системе учета, а также регламент работы с заявками устанавливаются индивидуально в зависимости от специфики работы предприятия. Также у автоматизации есть ряд неоспоримых преимуществ. Например, в программе электронная заявка фиксируется, быстрее, нежели при ручном ведении учета, и является более информативной. Так как система предоставит вам форму приема заявки, работая в которой будет сложно что-либо упустить. Контроль заявок программа выполняет лучше, ведь ее память не содержит тех погрешностей, которые присущи человеку. А это значит, что вы всегда будете располагать актуальной и достоверной информацией о работе своей компании.

  На нашем сайте в ознакомительной версии программа для регистрации заявок бесплатная. Мы предлагаем вам проверить на деле эффективность нашей системы, прежде чем совершать покупку, потому что мы уверены в своем продукте.

  Программой контроля и управления могут пользоваться:

  • Государственное учреждение, работающее с населением;
  • Любая частная компания;
  • Служба информационной поддержки;
  • Служба поддержки;
  • Отдел поддержки;
  • Отдел технической поддержки;
  • Отдел компьютерной поддержки;
  • Поддержка пользователей;
  • Сервисная компания;
  • Сервисный центр;
  • Сервис-центр;
  • Служба Help Desk;
  • Служба доверия;
  • Справочная служба;
  • и т.п.

  Видео программы учета заявок и заявлений

  Посмотрев следующее видео, можно быстро ознакомиться с возможностями программы УСУ - Универсальной Системы Учета. Если Вы не видите загруженное на YouTube видео, обязательно напишите нам, мы найдем другой способ показать демонстрационный ролик!

  Анатолий Вассерман представляет новую версию 5.0 программы УСУ

  Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Анатолий Вассерман родился 9 декабря 1952 года. Окончил Одесский технологический институт холодильной промышленности, по специальности инженер. После окончания института работал программистом. Затем - системным программистом. Впервые на экране появился в 1989 году в клубе «Что? Где? Когда?», затем - на «Брэйн-ринге». В телевизионной «Своей игре» одержал пятнадцать побед подряд в 2001-2002 годах и стал лучшим игроком десятилетия в 2004 году. Пятикратный чемпион Украины по спортивной версии «Своей игры». Четырёхкратный чемпион Москвы по спортивной версии «Своей игры», бронзовый призёр того же соревнования, серебряный 2017 года. Серебряный призёр «Знатокиады» - Всемирных игр знатоков - 2010 года по «Своей игре».

  Дополнение к программе для профессиональных управленцев - Библия Современного Руководителя

  Дополнение к программе для профессиональных управленцев: для развития бизнеса и повышения доходов. Уникальный продукт, разработанный на стыке двух наук: экономики и информационных технологий. Аналогов нет

  Мобильное приложение USU

  С развитием технологий жизнь ускоряется. Везде нужно успеть – ведь чем быстрее делаешь дела, тем больше зарабатываешь. По этой причине очень важно иметь под рукой многофункциональное мобильное приложение.

  Александр Друзь об Универсальной Системе Учета

  Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Александр Друзь - первый магистр интеллектуальной игры "ЧГК". Шесть раз награждался призом "Хрустальная сова" как лучший игрок клуба. Обладатель "Бриллиантовой совы" – приза лучшему игроку. Чемпион телевизионной версии «Брейн-ринга». В телевизионной передаче «Своя игра» выигрывал «Линейные игры», «Суперкубок», выигрывал с командой «III Кубок Вызова», установил абсолютный рекорд результативности за одну игру. Автор и ведущий интеллектуальных игр и познавательных программ на различных телеканалах.

  Максим Поташёв об эффективности программы УСУ

  Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Максим Поташев - магистр игры «Что? Где? Когда?», четырёхкратный обладатель приза «Хрустальная сова», дважды чемпион мира, трижды чемпион России, шестикратный чемпион Москвы, трёхкратный победитель Открытого чемпионата Москвы по игре «ЧГК». По итогам всеобщего зрительского голосования в 2000 году признан лучшим игроком за все 25 лет существования элитарного клуба. За кандидатуру Максима Поташёва проголосовало 50 тысяч телезрителей программы. Получил «Большую хрустальную сову» и главный приз юбилейных игр - «Бриллиантовую звезду» магистра игры. Член правления и с 2001 года - вице-президент Международной ассоциации клубов. По профессии - математик, маркетолог, бизнес-тренер. Окончил факультет управления и прикладной математики, преподавал на кафедре общей и прикладной экономики в МФТИ. В августе 2010 года избран президентом Общероссийской общественной организации «Федерация спортивного бриджа России». Возглавляет консалтинговую компанию, которая помогает различным организациям решать задачи, связанные с продажами, маркетингом, клиентским сервисом и оптимизацией бизнес-процессов.

  Сергей Карякин о тактике в бизнесе

  Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Сергей Карякин. В возрасте 12 лет стал самым молодым гроссмейстером в истории человечества. Внесён в Книгу рекордов Гиннесса. Одержал победу в турнире претендентов. Обладатель Кубка мира ФИДЕ. Чемпион мира по быстрым шахматам, чемпион мира по блицу. Заслуженный мастер спорта Украины. Заслуженный мастер спорта России, гроссмейстер России. Награждён орденом «За заслуги» ІІІ степени. Член Общественной палаты Российской Федерации VI состава. Неоднократный победитель детских и юношеских чемпионатов мира и Европы. Победитель и призёр ряда крупных турниров. Чемпион XXXVI Всемирной Шахматной олимпиады в составе сборной Украины, серебряный призёр Олимпиады в составе сборной России. На своей доске показал лучший результат и получил первый индивидуальный приз (на 4 доске). Чемпион России с лучшим результатом на 1-й доске. Чемпион мира в составе сборной России. Полуфиналист Кубка мира. Победитель ряда международных турниров.